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Funciones y obligaciones del personal en materia de protección de datos

INTRODUCCIÓN

¿QUÉ ES LA LOPD?

Es la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, que regula la recogida y el tratamiento de los datos de carácter personal.

¿QUÉ OBJETO TIENE?

Garantizar y proteger, en lo concerniente al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar.
Es decir, limitar el grado de intrusión en nuestra intimidad que pueden generar las nuevas tecnologías, así como el tráfico indiscriminado de datos personales.

¿A QUIÉN INCUMBE LA LEY?

La ley obliga a su cumplimiento a todos los profesionales, empresas, organismos públicos y privados que traten con datos de carácter personal registrados en soporte físico (soporte papel o informático).

¿QUÉ ES UN DATO PERSONAL?

Cualquier información concerniente a una persona física identificada o identificable.
Son datos de carácter personal:
• El nombre y apellidos de una persona.
• Teléfono fijo o móvil.
• Dirección postal.
• Correo electrónico.
• DNI / NIF.
• Dirección IP.
• Una fotografía.
• Una grabación de vídeo.
• Cualquier otra información de la que se desprendan datos personales.

CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos de carácter personal se pueden clasificar en:

  • Datos identificativos: nombre y apellidos, dirección postal, dirección electrónica, teléfono, DNI/NIF, SS/mutualidad, imagen, voz, firma o huella digitalizada, firma electrónica, etc.
  • Datos de características personales: estado civil, familia, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad, lengua materna, características físicas o antropométricas.
  • Datos de circunstancias sociales: características de alojamiento, vivienda, situación militar, propiedades y posesiones, aficiones y estilo de vida, pertenencia a clubes y asociaciones, licencias, permisos y autorizaciones.
  • Datos académicos y profesionales: formación y titulaciones, historial del estudiante, experiencia profesional, pertenencia a colegios o a asociaciones profesionales.
  • Datos de empleo: profesión, puestos de trabajo, datos no económicos de nómina, historial del trabajador.
  • Datos de información comercial: actividades y negocios, licencias comerciales, suscripciones a publicaciones y medios de comunicación, creaciones artísticas, literarias, científicas o técnicas.
  • Datos económicos, financieros y de seguros: ingresos y rentas, inversiones y vienes patrimoniales, créditos, préstamos y avales, datos bancarios, planes depensiones, jubilación, datos económicos de nómina, deducciones impositivas, impuestos, seguros, hipotecas, subsidios y beneficios, historial de créditos, tarjetas de crédito.
  • Datos de transacciones de bienes y servicios: bienes y servicios suministrados por el afectado, bienes y servicios recibidos por el afectado, transacciones financieras, compensaciones, indemnizaciones.
  • Datos especialmente protegidos: ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial, salud o vida sexual.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

No es lo mismo tratar datos meramente identificativos para, por ejemplo, realizar la facturación de un servicio, que tratar el historial médico, o la vida sexual de una persona.
Hay datos mucho más sensibles que otros, y que necesitan de una mayor protección para garantizar la confidencialidad e integridad de los mismos.
Las medidas de seguridad se clasifican en tres niveles acumulativos (básico, medio y alto) atendiendo a la naturaleza de la información tratada, en relación con la menor y mayor necesidad de garantizar la confidencialidad y la integridad de la información.

NIVEL ALTO: Se aplicarán a los ficheros o tratamientos de datos:

  • de ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial, salud o vida sexual y respecto a los que no se prevea la posibilidad de adoptar el nivel básico;
  • recabados con fines policiales sin consentimiento de las personas afectadas;
  • y derivados de actos de violencia de género.

 

NIVEL MEDIO: Se aplicarán a los ficheros o tratamientos de datos:

  • relativos a la comisión de infracciones administrativas o penales;
  • que se rijan por el artículo 29 de la LOPD (prestación de servicios de solvencia patrimonial y crédito);
  • de Administraciones tributarias, y que se relacionen con el ejercicio de sus potestades tributarias;
  • de entidades financieras para las finalidades relacionadas con la prestación de servicios financieros;
  • de Entidades Gestoras de Servicios Comunes de la Seguridad Social, que serelacionen con el ejercicios de sus competencias;
  • de mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social; que ofrezcan una definición de la personalidad y permitan evaluar determinados aspectos de la misma o del comportamiento de las personas;
  • y de los operadores de comunicaciones electrónicas, respecto de los datos de tráfico y localización (Para esta categoría de ficheros además deberá disponerse de un registro de accesos).

 

NIVEL BÁSICO: Se aplicarán a cualquier otro fichero que contenga datos de carácter personal.
• También para aquellos que contengan datos de ideología, afiliación sindical, religión, creencias, salud, origen racial o vida sexual cuando:
a) Los datos se utilicen con la única finalidad de realizar una transferencia dineraria a entidades de las que los afectados sean socios o miembros.
b) Se trate de ficheros o tratamientos no automatizados o sean tratamientos
manuales de estos tipos de datos de forma incidental o accesoria, que no guarden relación con la finalidad del fichero.

• En los ficheros o tratamientos que contengan datos de salud, que se refieran exclusivamente al grado o condición de discapacidad o la simple declaración de invalidez, con motivo del cumplimiento de deberes públicos.

¿QUÉ ES UN FICHERO?

Un fichero es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuere la forma de o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
Atendiendo a esto, tenemos dos tipos de ficheros:

  • Informaticos
  • Base de datos.
  • Hoja de cálculo, documento de Word, etc.
  • Manuales
  • Listado en papel de clientes.
  • Nóminas.
  • Curriculums.

¿QUIEN ES EL RESPONSABLE DEL FICHERO O DEL TRATAMIENTO?

La persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada u órgano administrativo, que sólo o conjuntamente con otros decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento, aunque no lo realizase materialmente.
Podrán también ser responsables del fichero o del tratamiento los entes sin personalidad jurídica que actúen en el tráfico como sujetos diferenciados.

¿QUÉ ES EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS?

Cualquier operación o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que permita la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, consulta, utilización, cancelación, bloqueo o supresión, así como las cesiones de datos que resulten de modificaciones, consultas, interconexiones y transferencias.
Es decir, cualquier utilización de los datos personales que realice el Responsable del Fichero o del tratamiento.

OBLIGACIONES

Las obligaciones que tiene el Responsable del Fichero o del tratamiento son: legalizar los ficheros, legitimar el tratamiento de los datos en base a unos principios básicos y protegerlos a través de la implantación de medidas de seguridad.

INSCRIBIR LOS FICHEROS

Los ficheros de datos de carácter personal serán notificados a la Agencia Española de Protección de Datos por la persona o entidad privada que pretenda crearlos, con carácter previo a su creación. La notificación deberá indicar la identificación del responsable del fichero, la identificación del fichero, sus finalidades y los usos previstos, el sistema de tratamiento empleado en su organización, el colectivo de personas sobre el que se obtienen los datos, el procedimiento y procedencia de los datos, las categorías de datos, el servicio o unidad de acceso, la indicación del nivel de medidas de seguridad exigible, y en su caso, la identificación del encargado del tratamiento en donde se encuentre ubicado el fichero y los destinatarios de cesiones y transferencias internacionales de datos.
La notificación se deberá efectuar cumplimentando los modelos o formularios electrónicos publicados al efecto por la Agencia Española de Protección de Datos, modelos o formularios que se podrán obtener gratuitamente en su página web: www.agpd.es.
La inscripción del fichero deberá encontrarse actualizada en todo momento. Cualquier modificación que afecte al contenido de la inscripción de un fichero deberá ser previamente notificada a la Agencia Española de Protección de Datos. Al igual que la supresión, que deberá ser notificada a efectos de que se proceda a la cancelación de la inscripción en el Registro General de Protección de Datos.

CALIDAD DE LOS DATOS

El principio de calidad de los datos implica que los datos de carácter personal:
• Deberán ser tratados de forma leal y lícita. Se prohíbe la recogida por medios fraudulentos, desleales o ilícitos.
• Sólo podrán ser recogidos para el cumplimiento de finalidades determinadas, explícitas y legítimas del responsable del tratamiento.
• No podrán ser usados para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos.
• Sólo podrán ser objeto de tratamiento los datos que sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido.
• Serán exactos y puestos al día de forma que respondan con veracidad a la situación actual del afectado. Si los datos fueran recogidos directamente del afectado, se considerarán exactos los facilitados por éste. Si los datos resultaran ser inexactos o incompletos, serán sustituidos de oficio por los correspondientes datos rectificados o completados en el plazo de diez días desde que se tuviese conocimiento de la inexactitud. Cuando los datos hubieran sido comunicados previamente, el responsable del fichero o tratamiento deberá notificar al cesionario, en el plazo de diez días, la rectificación o cancelación efectuada para que sean actualizados en el mismo plazo de tiempo.
• Serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados. No obstante, podrán conservarse durante el tiempo en que pueda exigirse algún tipo de responsabilidad derivada de una relación u obligación jurídica o de la ejecución de un contrato o de la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por el interesado. Una vez cumplido el periodo al que se refieren los párrafos anteriores, los datos sólo podrán ser conservados previa disociación de los mismos, sin prejuicio de la obligación de
bloqueo.

• Serán tratados de forma que permitan el ejercicio del derecho de acceso, en tanto no proceda su cancelación.

DERECHO DE INFORMACIÓN EN LA RECOGIDA DE DATOS

Los interesados a los que se soliciten datos personales deberán ser previamente informados de modo expreso, preciso e inequívoco de:
• La existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida y de los destinatarios de la información.
• De la posibilidad de ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
• De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante.
Cuando se utilicen impresos o cuestionarios para la recogida, deberán figurar de forma claramente legible, las advertencias referidas anteriormente.
Si los datos no han sido recabados del interesado, éste deberá ser informado de forma expresa, precisa e inequívoca, por LANGILE SINDIKAL BATASUNA – UNION SINDICAL OBRERA, dentro de los tres meses siguientes al momento de registro de los datos, salvo que ya hubiera sido informado antes.

CONSENTIMIENTO DEL AFECTADO

Los datos de carácter personal únicamente podrán ser objeto de tratamiento si el interesado hubiera prestado previamente su consentimiento para ello.
No obstante, será posible el tratamiento sin necesidad de consentimiento cuando:
• Lo autorice una norma con rango de ley o una norma de derecho comunitario.
• Los datos figuren las fuentes accesibles al público enumeradas en la Ley Orgánica de Protección de Datos.
• Se recaben para la celebración de un contrato, o de la existencia de una relación negocial, laboral o administrativa de la que sea parte el afectado.
• El tratamiento de lo datos tenga por finalidad salvaguardar el interés vital de afectado o de otra persona, en el supuesto de que el afectado esté física o jurídicamente incapacitado para dar su consentimiento.
Sólo con el consentimiento expreso y por escrito de los afectados podrán ser objeto de tratamiento los datos de carácter personal que revelen la ideología, afiliación sindical, religión y creencias.
Los datos que hagan referencia al origen racial, a la salud y a la vida sexual sólo podrán ser recabados, tratados y cedidos cuando, por razones de interés general, así lo disponga una ley o el afectado consienta expresamente.
Quedan prohibidos los ficheros creados con la finalidad exclusiva de almacenar datos de carácter personal que revelen la ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial o étnico, o vida sexual.

SEGURIDAD DE LOS DATOS

LANGILE SINDIKAL BATASUNA – UNION SINDICAL OBRERA deberá adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural.
No se registrarán datos en ficheros que no reúnan las condiciones con respecto a su integridad y seguridad y a las de los centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas y programas.

DEBER DE SECRETO

El responsable del fichero, y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de datos de carácter personal están obligados al secreto profesional respecto de losmismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones con el responsable del fichero, siendo personalmente responsables de cualquier revelación de los mismos.

COMUNICACIÓN DE DATOS

Cesión o comunicación de datos es toda revelación de datos de carácter personal a una persona distinta del interesado.
No se podrán comunicar datos personales a nadie salvo autorización expresa del responsable del fichero y con previo consentimiento del titular de los datos y siempre que se realice para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario.
Será responsabilidad personal de quien realice una comunicación de datos que no cumpla con los requisitos citados anteriormente, siendo considerado esta infracción como muy grave.

ACCESO A DATOS POR CUENTA DE TERCEROS

No se considerará comunicación de datos el acceso de un tercero a los datos cuando dicho acceso sea necesario para la prestación de un servicio al responsable del tratamiento.
La realización de tratamientos por cuenta de terceros deberá estar regulada en un contrato que deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido, estableciéndose expresamente que el encargado del tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas. En el contrato se estipularán, asimismo, las medidas de seguridad que el encargado del tratamiento está obligado a implementar.
Ningún usuario debe permitir el acceso de terceros a los datos de carácter personal de LANGILE SINDIKAL BATASUNA – UNION SINDICAL OBRERA sin que exista una autorización expresa.

LOS DERECHOS DE LOS AFECTADOS

Los titulares de los datos de carácter personal, pueden ejercitar sus derechos de acceso,
rectificación, cancelación y oposición ante el Responsable del Fichero, teniendo la obligación éste de contestar en el plazo legalmente establecido.
El protocolo, plazos y forma de actuación se haya regulado en el ANEXO IX, “Protocolos ARCO”. El personal podrá solicitar una copia del mismo en cualquier momento.
Cualquier usuario que reciba una solicitud por parte de un afectado, deberá rellenar el formulario “GESTIÓN DE SOLICITUDES ARCO”, que se encuentra en el APÉNDICE II, y remitirlo cuanto antes al responsable de gestionar los derechos ARCO DOCUMENTO DE SEGURIDAD LOPD DE: LANGILE SINDIKAL BATASUNA – UNION SINDICAL OBRERA

FUNCIONES Y OBLIGACIONES DE LOS USUARIOS

Usuario es todo el personal autorizado que accede a los datos de carácter personal para el desempeño de las funciones propias de su puesto de trabajo.
Todos los usuarios tienen la obligación de colaborar con el Responsable del Fichero para velar por el cumplimiento de la legislación vigente sobre Protección de Datos de Carácter Personal.
Los usuarios deben respetar los procedimientos definidos para gestionar la seguridad de la información que se detallan a continuación.

OBLIGACIONES GENERALES

• Guardar secreto y confidencialidad de la información tratada. Quienes intervienen en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal, está obligado al secreto profesional respecto a los datos y al deber de guardarlos, obligaciones que continúan incluso después de finalizar las relaciones con el Responsable del Fichero.
• La vulneración del deber de secreto respecto a los datos personales tratados, será considerado una falta leve, grave o muy grave, conforme a lo previsto en el artículo 44 de la LOPD, lo cual dará lugar al inicio de acciones disciplinarias, si proceden.
• Proteger los datos personales que esté tratando y custodiarlos para que personal no autorizado no tenga acceso a ellos.
• Los sistemas de información, recursos, y la información personal a la que se accede, sólo se debe utilizar para las labores estrictamente profesionales que el usuario tiene asignadas.
• Facilitar el derecho de acceso, rectificación y cancelación a los titulares de los datos. Para ello se informará al Responsable del Fichero, Responsable de Seguridad o Encargado del tratamiento y se recogerá siempre en solicitud escrita.

PUESTOS DE TRABAJO

• Cada usuario es responsable de la confidencialidad de la contraseña que tiene para acceder a los sistemas de información. En caso que de forma accidental o intencionada esta contraseña sea conocida por personas no autorizadas, deberá registrarlo como incidencia y proceder al cambio de la misma.
• El usuario deberá cambiar la contraseña inicial asignada en el primer acceso que realice al sistema, o tras el desbloqueo de su contraseña cuando haya sido necesaria la intervención de una tercera persona para realizar el proceso. Las contraseñas deberán ser lo suficientemente complejas para no ser adivinadas de forma sencilla por un tercero. Para ello, se deberán seguir las siguientes normas para elegir la contraseña:
• Deberán tener una longitud mínima de 8 caracteres alfanuméricos.
• No deberán coincidir, ni siquiera en parte, con el código de usuario.
• No deberán estar basados en cadenas de caracteres que sean fácilmente asociadas al usuario (nombre, apellidos, ciudad y fecha de nacimiento, nombres de familiares, matrícula del coche, etc.).
• El usuario deberá aplicar las reglas nemotécnicas para poder construir una contraseña lo suficientemente compleja como para que no pueda ser adivinada por terceros y a la vez sean muy fáciles de recordar por él.
• Los puestos de trabajo estarán bajo la responsabilidad de algún usuario autorizado que garantizará que la información que muestran no pueda ser visible a personas no autorizadas.
• Los puestos de trabajo deberán estar físicamente ubicados en lugares que garanticen la confidencialidad, así como las pantallas, impresoras y cualquier otro dispositivo conectado al puesto de trabajo y desde el que sea posible tener acceso a datos de carácter personal.
• Cuando el responsable del puesto de trabajo lo abandone, bien temporalmente, o bien al finalizar su turno de trabajo, deberá dejarlo en un estado que impida la visualización de datos protegidos. Esto podrá realizarse a través de un protector de pantalla que impida la visualización de los datos. Para reanudar el trabajo será necesaria la introducción de una contraseña que desactive el protector de pantalla. Deberá retirar también cualquier soporte, como documentos, fichas, discos, u otros que contengan datos del fichero, y proceder a guardarlos en su ubicación protegida habitual.
• En el caso de las impresoras, deberá asegurarse que no quedan documentos con datos personales en la bandeja de salida. Si las impresoras son compartidas, el usuario que ha mandado la impresión deberá retirar los documentos conforme vayan siendo impresos.
• Queda expresamente prohibido cualquier cambio de la configuración de la conexión de los puestos de trabajo a sistemas o redes exteriores, que no esté autorizada previamente por el Responsable del Fichero.
• Se deberá evitar el guardar copias de los datos personales en ficheros temporales. En caso de que el tratamiento haga imprescindible realizar dichas copias, se deberán adoptar las siguientes precauciones:
• Realizar siempre las copias sobre un mismo directorio de nombre TEMP o similar, de forma que no queden dispersas por el disco duro, y siempre sea posible conocer donde están los datos temporales.
• Tras realizar el tratamiento que ha requerido estos datos temporales, proceder a su inmediata eliminación.
• Los ficheros temporales creados exclusivamente para la realización de trabajos temporales o auxiliares, deberán cumplir el nivel de seguridad que les corresponda en función de los datos que contienen.
• El trabajo fuera de los locales del Responsable del Fichero, solo se podrá realizar cuando exista una autorización previa del Responsable del Fichero o del encargado del tratamiento, en todo caso, deberá garantizarse el nivel de seguridad.
• No deberá copiarse, ni transportar información en portátiles, o equipos que se encuentren fuera de las oficinas sin la correspondiente autorización del Responsable del Fichero. Especial consideración deberán tener los puestos de trabajo portátiles, como ordenadores portátiles o PDA. Estos dispositivos portátiles, cuando puedan almacenar datos personales, deberán contar con una autorización especial por parte del Responsable del Fichero.

GESTIÓN DE SOPORTES

Se entiende por soporte todo objeto físico que almacena o contiene datos o documentos, u objeto susceptible de ser tratado en un sistema de información y sobre el cual se pueden grabar y recuperar datos.
Ejemplos de soportes: disquetes, cd-rom, dvd-rom, memoria usb, disco duro, etc.
Los Usuarios deben observar las siguientes medidas de seguridad en relación con los soportes que contengan datos de carácter personal:
• Los usuarios que traten los soportes o documentos con datos de carácter personal, son los encargados de custodiarlos y vigilar para que personas no autorizadas no accedan al soporte físico o documentos a su cargo.
• Cuando un usuario gestione o produzca soportes que contengan datos de carácter personal, estos deberán estar claramente identificados con una etiqueta externa e inventariados.
• Los soportes que contengan datos de carácter personal, deberán ser almacenados en lugares a los que no tenga acceso el personal no autorizado.
• La salida de soportes que contengan datos de carácter personal de las instalaciones bajo control del Responsable del Fichero, deberá ser autorizada por el Responsable del Fichero o estar debidamente autorizada en el Documento de Seguridad.
• La salida de soportes y documentos que contengan datos de carácter personal,
incluidos los comprendidos y/o anejos a un correo electrónico, fuera de los locales bajo el control del responsable fichero o tratamiento, deberá ser autorizada por el responsable del fichero (o aquel en que se hubiera delegado), o encontrarse debidamente autorizada en el Documento de Seguridad.
• El traslado del soporte fuera de las instalaciones, debe realizarse siempre en un maletín o contenedor similar y que disponga de mecanismo que para su apertura precise de una llave o el conocimiento de una combinación.
• Cuando deban ser enviados datos personales fuera de las ubicaciones del Responsable del Fichero, ya sea mediante soporte físico de grabación de datos o bien a través de correo electrónico o FTP, deberán ir cifrados o utilizar cualquier otro mecanismo que asegure que la información no es accesible ni manipulada durante su transporte.

DESTRUCCIÓN Y REUTILIZACIÓN DE SOPORTES

Uno de los mayores peligros para la confidencialidad de los datos son los soportes desechados.
Todos los desechos informáticos de cualquier tipo que puedan contener información de carácter personal, como CDs, cintas, discos removibles, o incluso los propios ordenadores obsoletos que contengan discos de almacenamiento, deberán ser eliminados o destruidos de acuerdo al siguiente procedimiento.
• Como norma general, ningún desecho informático debe ser nunca dejado para retirar sin ser destruido o depositado en el contenedor de la empresa encargada de la destrucción de los datos.
• Aquellos CDs que contengan datos de carácter personal deberán ser destruidos en una destructora o por cualquier otro medio que haga imposible extraer ningún dato posteriormente.
• Todos los disquetes y otros soportes removibles desechados deberán ser eliminados sus datos previamente con alguna aplicación de borrado seguro que haga imposible la recuperación posterior de los datos contenidos y entregados para su reutilización al Responsable del Fichero.
• Si se trata de ordenadores obsoletos, antes de su donación, venta o entrega a otras organizaciones, deberá comunicarse al Responsable del Fichero para que pase una
aplicación de borrado seguro que haga imposible la recuperación posterior de los datos contenidos. Si el ordenador estuviese estropeado y no se pudiese realizar la operación de limpiado, se deberán desmontar los discos duros y proceder a su destrucción o encomendar a una empresa de reciclaje especializada la destrucción de los mismos.

FICHEROS TEMPORALES O COPIAS DE TRABAJO DE DOCUMENTOS

• Los ficheros temporales o copias de documentos creados exclusivamente para
trabajos temporales o auxiliares, deberán cumplir el nivel de seguridad que les corresponda con arreglo a los criterios expresados en el Reglamento de medidas de seguridad, y serán borrados o destruidos una vez hayan dejado de ser necesarios para los fines que motivaron su creación.

DOCUMENTACIÓN EN PAPEL (NO AUTOMATIZADA)

• En tanto los documentos con datos personales no se encuentren archivados en los dispositivos de almacenamiento indicados en el punto anterior, por estar en proceso de tramitación, las personas que se encuentren a su cargo deberán custodiarlos e impedir el acceso de personas no autorizadas.
• Siempre que se proceda al traslado físico de la documentación contenida en un fichero, deberán adoptarse las medidas que impidan el acceso indebido,manipulación, sustracción o pérdida de la información objeto del traslado durante el transporte de la misma. Dichas medidas son:
• El traslado del soporte fuera de las instalaciones, debe realizarse siempre en un maletín o contenedor similar y que disponga de mecanismo que para su apertura precise de una llave o el conocimiento de una combinación.
• En todo momento el maletín o contenedor debe estar controlado, bajo supervisión de la persona que lo custodia.

DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN

Uno de los mayores peligros para la confidencialidad de los datos son los soportes desechados.
Todos los documentos en papel desechados que contengan datos de carácter personal, deberán ser eliminados o destruidos de acuerdo al siguiente procedimiento:
• Como norma general ningún documento debe ser nunca dejado para retirar sin ser destruido o depositado en un contenedor de la empresa encargada de la destrucción de los datos si la hubiera, o destruido por otros medios que impidan la recuperación de la información.
• Aquellos soportes en papel o material blando, y que no sean demasiado voluminosos, deberán ser destruidos en una destructora de papel.
• En caso de no existir máquina destructora de papel o en el caso de que los listados o documentos sean muy voluminosos, deberán ser depositados en unos contenedores confidenciales herméticos para ser entregados a una empresa encargada de la destrucción de los datos, que garantice mediante contrato la destrucción de los mismos.
• El Responsable del Fichero deberá exigir a la empresa encargada de la destrucción de los datos un contrato en el que se comprometan bajo penalización a la completa destrucción de todo el material retirado.

GESTIÓN DE INCIDENCIAS

Se considerarán como “incidencias de seguridad”, entre otras, cualquier incumplimiento de la normativa desarrollada en este Documento de Seguridad, así como cualquier anomalía o evento que afecte o pueda afectar a la seguridad de los datos de carácter personal en sus tres vertientes de confidencialidad, integridad y disponibilidad.
Se deberán tener en cuenta, entre otras, las siguientes incidencias:
• Pérdida de información de algún fichero de datos de carácter personal.
• Modificación de datos personales por personal no autorizado o desconocido.
• Existencia de sistemas de información sin las debidas medidas de seguridad.
• Los intentos de acceso no autorizados a ficheros de carácter personal.
• El conocimiento por terceros de la clave de acceso al sistema.
• El intento no autorizado de salida de un soporte.
• La existencia de soportes sin inventariar y que contengan datos personales.
• La destrucción total o parcial de un soporte que contenga datos de carácter personal.
• La caída del sistema de seguridad informática, que posibilite el acceso a datos personales por personas no autorizadas.
• El cambio de la ubicación física de ficheros con datos de carácter personal.
• Cualquier incidencia que pueda afectar a la confidencialidad, integridad y/o disponibilidad de los datos de carácter personal.

Todos los usuarios, administradores, responsables, así como cualquier persona que tenga acceso a datos de carácter personal, deben tener conocimiento de este procedimiento para actuar en caso de incidencia que se detalla a continuación:
Cuando una persona tenga conocimiento de una incidencia que afecte, o pueda afectar, a la confidencialidad o integridad de los datos contenidos en los ficheros de la organización, deberá comunicarla inmediatamente al responsable del registro de incidencias a través del formulario GESTIÓN DE INCIDENCIAS, del que se le ha hecho entrega a cada trabajador. Deberá especificar el tipo de incidencia producida y su descripción detallada, indicando las intervenciones de las personas que hayan podido tener relación con la producción de la incidencia, así como la fecha y hora en que se ha producido o detectado, la persona que realiza la notificación, a quién se comunica y los efectos que se pueden haber derivado de la incidencia.
Una vez rellena la plantilla, se obtendrán 2 copias y se entregarán inmediatamente al responsable del Fichero, o a la persona en quien haya delegado formalmente la gestión de las incidencias, solicitándole el acuse de recibo en una de las copias. Esta copia se guardará como resguardo de la notificación.

El Responsable del fichero, o delegado, quedará encargado de la gestión, coordinación y resolución de la misma, así como al registro de la incidencia en el registro habilitado para ello.
El conocimiento y no notificación de una incidencia por parte de un usuario, será considerado como una falta de seguridad por parte de ese usuario.

 FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL FICHERO

El Responsable del Fichero es la persona física o jurídica que decide sobre la finalidad, uso y contenido del fichero. Deberá:
• Elaborar el Documento de Seguridad.
• Implantar y hacer cumplir las medidas de seguridad establecidas en este documento.
• Garantizar la difusión de este Documento de Seguridad o los anexos que les afecten entre todo el personal que trate con datos del fichero.
• Mantener actualizado el Documento de Seguridad siempre que se produzcan cambios relevantes en:
° El sistema de información.
° Es sistema de tratamiento.
° La organización.
° El contenido de la información incluida en los ficheros o tratamientos.
° Como consecuencia de los controles periódicos realizados.
Se considera que un cambio es relevante cuando pueda afectar al cumplimiento de las medidas de seguridad implantadas.
• Velará para que se cumplan las medidas de seguridad implantadas.
• Nombrará uno o varios Responsables delegados, identificados en el ANEXO IV.
• Verificará, al menos semestralmente el correcto funcionamiento del sistema de copias de respaldo.
• Analizará las incidencias registradas e implantará las medidas correctivas
necesarias para evitar ese tipo de incidencias en el futuro.

FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DE SEGURIDAD

El responsable de seguridad es la persona designada por el responsable del fichero encargada de coordinar y controlar las medidas definidas en el documento de seguridad. Para ello, deberá:
• Coordinar la puesta en marcha de las medidas de seguridad, colaborar con el responsable del fichero en la difusión del documento de seguridad y cooperar con el responsable del fichero controlando el cumplimiento de las mismas.
• Analizar las incidencias registradas, tomando las medidas oportunas en colaboración con el responsable del fichero.
• Comprobará, al menos, de forma semestral, la existencia de copias de respaldo que permitan la recuperación del Fichero, realizando una prueba de restaurado que verifique la correcta definición de los procedimiento y proceso de recuperación, y enviando evidencias de esta comprobación al responsable del fichero.
• A su vez, también con periodicidad al menos semestral, los administradores del Fichero comunicarán el responsable del fichero cualquier cambio que se haya realizado en los sistemas de información, como cambios en el hardware o software, bases de datos, aplicaciones de acceso al fichero, etc., procediendo a la actualización de dichos anexos.
• El responsable de seguridad verificará, al menos con una periodicidad trimestral,la veracidad del inventario de soportes, así como el registro de entradas y salidas de soportes y documentos.
• Tendrá el control directo de los mecanismos que permiten el registro de accesos, sin que se deba permitir, en ningún caso, la desactivación de los mismos.
• Se encargará de revisar, con periodicidad al menos mensual, la información de control registrada en el registro de accesos y elaborará un informe que entregará al responsable del fichero y que será adjuntado al documento de seguridad.
• Al menos cada dos años se realizará una auditoría en los términos que se recogen en el apartado 8.2 de este documento de seguridad.
• Los resultados de los controles periódicos, así como de las auditorías, serán adjuntados al documento de seguridad.

APÉNDICE II


Al hilo de lo visto anteriormente los derechos ARCO son el conjunto de acciones a través de las cuales una persona física puede ejercer el control sobre sus datos personales. Estos derechos se regulan en el Título III de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y en el Título III de su Reglamento de Desarrollo, y son cuatro: Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición.

¿Qué son los derechos ARCO?

Se trata de derechos cuyo ejercicio es personalísimo, es decir, que sólo pueden ser ejercidos por el titular de los datos, por su representante legal o por un representante acreditado, de forma que el responsable del fichero puede denegar estos derechos cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del afectado y no se acredite que actúa en su representación.

El ejercicio de estos derechos se debe llevar a cabo mediante medios sencillos y gratuitos puestos a disposición por el responsable del fichero y que están sujetos a plazo, por lo que resulta necesario establecer procedimientos para su satisfacción. Si la persona reclamante cree que sus derechos no han sido atendido en forma y plazo según la LOPD y su reglamento, puede acudir a la tutela de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Derecho de Acceso

El derecho de acceso es el derecho del afectado a obtener información sobre si sus propios datos de carácter personal están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que, en su caso, se esté realizando, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismos.

  • Justificación:  no es necesaria, salvo si se ha ejercitado el derecho en los últimos doce meses.
  • Plazos: El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud. El acceso podrá hacerse efectivo durante 10 días hábiles tras la comunicación de la resolución.
  • Denegación: debe motivarse e indicar que cabe invocar la tutela de la AEPD. Son motivos de denegación que el derecho ya se haya ejercitado en los doce meses anteriores a la solicitud (salvo que se acredite un interés legítimo al efecto) y que así lo prevea una Ley o una norma de derecho comunitario de aplicación directa o cuando éstas impidan al responsable del tratamiento revelar a los afectados el tratamiento de sus datos.

Descargar modelo derecho de acceso : derecho-acceso

 Derecho de Rectificación

Derecho del afectado a que se modifiquen los datos que resulten ser inexactos o incompletos.

  • Justificación: debe indicarse a qué datos se refiere y la corrección que haya de realizarse aportando documentación.
  • Plazo: 10 días hábiles.
  • Denegación: debe motivarse y procede indicar que cabe invocar la tutela de la AEPD.

Descargar modelo derecho de rectificación: derecho-rectificacion

Derecho de Cancelación

Derecho del afectado a que se supriman los datos que resulten ser inadecuados o excesivos (de aquí surge el llamado “derecho al olvido”).

  • Justificación: debe indicarse el dato a cancelar y la causa que lo justifica, aportando documentación
  • Plazo: 10 días hábiles.
  • Denegación: debe motivarse y procede indicar que cabe invocar la tutela de la AEPD. La cancelación no procederá cuando los datos de carácter personal deban ser conservados durante los plazos previstos en las disposiciones aplicables o, en su caso, en las relaciones contractuales entre la persona o entidad responsable del tratamiento y el interesado que justificaron el tratamiento de los datos.

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Derecho de Oposición

Derecho del afectado a que no se lleve a cabo el tratamiento de sus datos de carácter personal o se cese en el mismo en los supuestos en que no sea necesario su consentimiento para el tratamiento, que se trate de ficheros de prospección comerciales o que tengan la finalidad de adoptar decisiones referidas al interesado y basadas únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos.

  • Justificación: concurrencia de motivos fundados y legítimos relativos a su concreta situación personal.
  • Plazo : 10 días hábiles.
  • Denegación: debe motivarse e indicar que cabe invocar la tutela de la AEPD.

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